Reuniões devem ser produtivas.

Reuniões podem ser bastante produtivas mas podem ser também um verdadeiro desperdício de tempo e dinheiro. Aqui vão mais algumas idéias que podem ajudá-lo a gerenciar melhor as suas reuniões.

Toda reunião para ser produtiva deve ter: o seu Propósito, a sua Agenda e o seu Tempo de Duração. Se um desses itens faltar, a reunião não deve ser realizada. 

Você deve ser capaz de definir o propósito de uma reunião em uma ou duas sentenças, por exemplo, “Essa reunião é para planejar a nova campanha de marketing da empresa”. Dessa maneira, todos sabem por que eles estão ali, o que é preciso ser feito, e como saber se todos conseguiram ser bem-sucedidos. 

Defina a agenda. Liste os itens que serão discutidos, revistos, analisados, apresentados etc. Eu gosto de definir um tempo limite para cada item da agenda e identificar uma pessoa responsável para liderar a discussão. 

Defina o tempo de duração. Desde o princípio, defina quando a reunião começa, e às vezes ainda mais importante, quando ela termina.. É incrível a quantidade de gerentes que não sabem terminar uma reunião dentro do horário previsto!!!! Se você ainda tem esse hábito..., PENSE NOVAMENTE!

Não espere pelos outros. Reuniões precisam começar no horário determinado. Não espere pelos atrasados. Não espere por aqueles que precisam ser chamados para uma reunião. Você já não os avisou previamente? Pois então, eles que apareçam no horário. E quando os atrasadinhos chegarem, NÃO VOLTE A REVISAR O QUÊ JÁ FOI FALADO. O tempo daqueles que seguem o horário deve ser respeitado. 

Se o organizador da reunião não chegar no horário, considere a reunião cancelada e volte ao trabalho. 

Quanto tempo esperar até o organizador aparecer pode variar de empresa para empresa, mas eu não esperaria mais do que cinco minutos. 

Tenha o hábito de documentar a reunião. Alguém, além do organizador da reunião, deveria ser responsável por tomar nota daquilo que foi falado durante a reunião. 

O quanto detalhado deve ser essas anotações varia de acordo com a natureza daquilo que foi discutido. O resumo deve conter o nome das pessoas presentes, o que foi discutido, os acordos que foram alcançados, e os próximos passos que foram determinados com datas e seus respectivos responsáveis. 

Assim que a reunião terminar  – não deixe passar mais do que 24 horas -, as anotações devem ser distribuídas para todos os participantes, para aqueles que foram chamados para participar e não compareceram, e para todos aqueles que possam ser influenciados pelas decisões tomadas. O correio eletrônico é a melhor maneira de distribuir as anotações. 

FOCO, FOCO, FOCO!  Toda reunião deve ter uma pessoa determinada para avisar os outros participantes quando esses fogem do tópico que deve ser discutido. Peça por um voluntário no início de cada reunião. O trabalho desse profissional é interromper qualquer discussão que fuja do tema principal. Esses novos tópicos podem ser anotados e virar tema de discussão para as próximas reuniões. Caso surja alguma dúvida sobre determinado assunto estar dentro do foco da reunião ou não, o Organizador da Reunião deve dar a palavra final. 

Reuniões DEVEM SER produtivas!